Checklist festival organiseren

6 stappen voor het boeken van festival artiesten

Er staat een zomer vol mogelijkheden voor de deur, hét moment om aan de slag te gaan met een festival organiseren. Wat je nodig hebt is het allerbeste talent in je line-up. Met het immense aanbod, maar tegelijk de grote vraag naar artiesten en entertainment kan het overweldigend lijken als organisator, maar met een gedegen werkwijze (en het juiste team om je heen) zal alles zeker z’n plek vallen. Onderstaande checklist festival organiseren kun je alvast als houvast gebruiken bij de voorbereidingen. Waar wacht je nog op? Tijd om aan de slag te gaan!

Stap 1 Doe je research

Een goede voorbereiding is het halve werk bij een evenement. Doe onderzoek naar je eigen event, maar ook wat andere evenementen te bieden hebben. Maak een lijst van overeenkomsten en verschillen tussen jou en andere festivals. Dit kun je binnen de organisatie intern organiseren. Bijvoorbeeld: welke artiesten boeken vergelijkbare events en welke zouden ook op jouw evenement passen of juist niet? Het zal je helpen je te kunnen onderscheiden van andere evenementen.

Stel jezelf ook de volgende vragen: wanneer is het event een succes en (indien van toepassing) wat ga je anders doen ten opzichte van eerdere edities? Wat kan er de volgende keer beter? Oftewel: wat zijn de doelstellingen voor je evenement?

Stap 2 Definieer je doelgroep

Hoe ziet je ideale festivalbezoeker eruit? Als je een top ervaring wilt creëren moet je natuurlijk weten met wie je te maken hebt, passend bij je doelstellingen. Voortvloeiend uit de vorige stap ga je je doelgroep gedetailleerd omschrijven: leeftijd, beroep/opleiding, interesses, muzieksmaak, woonplaats en gedrag. Probeer in het hoofd van je doelgroep te stappen en maak het zo specifiek mogelijk wie je gasten zijn. Ken je publiek!

Specificeer eventueel ook verschillende podia of tenten als je die meerdere op je evenement gaat plaatsen. Welke gasten zouden naar welke area gaan?

Stap 3 Bepaal welke artiesten passen

Goed bezig, je hebt de grootste hindernissen genomen! Waarschijnlijk heb je nu al diverse namen van artiesten genoemd. Je gaat een lijst opstellen van de artiesten die bij je event passen en die je gasten leuk zouden vinden. Zijn er overeenkomsten? Daar is de sweet spot! Houd wel rekening met het onderscheidend vermogen van je evenement.

Bereid je lijst zoveel mogelijk uit met vergelijkbare artiesten, gebruik de aanbevelingen op Google of Spotify. In deze stap hoef je niet realistisch te zijn. Houd je doelgroep van Billie Eilish of Shawn Mendes? Geen probleem!

Stap 4 Maak een shortlist

Dit is het moment om te schrappen. In de volgende stap van je checklist festival organiseren haal je artiesten weg die niet haalbaar of geschikt zijn. Denk aan namen die hoogstwaarschijnlijk niet betaalbaar zijn, die al op een eerdere editie hebben gestaan of bij een vergelijkbaar festival zijn aangekondigd. Zorg dat je helder hebt wat je budget is zodat je daar goed op kan selecteren. Zo ontstaat er een realistische wensenlijst voor je evenement organiseren. Dat maakt het boekingsproces een stuk makkelijker. Let op dat de namen bij je evenement en doelstellingen aansluiten.

Stap 5 Vorm een line-up en plaats opties

Houd je van puzzelen? Dat komt goed uit! Je gaat checken welke artiesten van je shortlist op de datum van je evenement kunnen en vervolgens ga je ze in een volgorde zetten voor een opbouwend programma. Hierbij moet je rekening houden met de beschikbaarheid en boekingsmogelijkheden van de artiesten, maar ook je budget, locatie en doelstelling van je evenement. Maak afspraken met de organisatie over de begroting. En dat eventueel ook voor verschillende podia met verschillende thema’s. Alle stukjes moeten op hun plaats vallen.

Leuke tip: laat alle artiesten op een podium door dezelfde begeleidingsband begeleiden. Zo heb je een divers en toch samenhangend, organisch programma.  

Lees ook:
4 uitdagingen en oplossingen voor de line-up van je festival of feest

Stap 6 Bevestig artiesten en promoten maar! 

Je hebt het programma in een operationele vergadering of bij verschillende afdelingen voorgelegd, het budget is akkoord, de financiële risico’s zijn in kaart gebracht en iedereen gaat akkoord. Bij populaire artiesten kun je soms niet intern genoeg tijd nemen en moet je snel beslissingen nemen, dus tijd om er een klap op te geven! Je kunt de planning van de artiesten gaan bevestigen. In dit geval is ‘the devil in the details’. Bij het tekenen van de contracten en riders van de artiesten moet alles kloppen: het draaiboek met inloop, soundcheck, start- en eindtijd set, maar ook hospitality/catering op locatie, bereikbaarheid van de locatie, benodigde techniek, noem maar op. Elke artiest heeft weer andere bijzonderheden die belangrijk zijn om het optreden zo goed en veilig mogelijk te laten verlopen. Maak afspraken over alle details.

Bij het contract ontvang je de persfoto’s en bio, dus nu kun je los met je marketing in verschillende media, persbericht en eindelijk je toffe line-up aankondigen. Op naar een succesvol event!

Succesvol evenement

Voordat de poorten van je event open kunnen gaan en de puntjes op de i zijn gezet moet er, naast een te gekke programmering, ontelbaar veel geregeld worden. Je hebt al zoveel taken bij een evenement organiseren, het is niet voor niks dat een evenement altijd door een groot team samen en niet door één persoon wordt georganiseerd.

Duizelt bovenstaande checklist festival organiseren je? Of weet je niet waar te beginnen? Dat is de reden dat bijna elk event of evenementenbureau een boekingspartner inschakelt, net zoals een technische partij of cateraar. Door te werken met een organisatie die jarenlange ervaring heeft met het samenstellen van line-ups voor evenementen en de ins en outs van artiesten boeken het best kent, kun je je concentreren op wat je het beste kunt: het runnen van je evenement met andere leveranciers. Terwijl je de lastige taak van het boeken van artiesten overlaat aan de experts. Met de nodige referenties. Zij nemen het voor een groot deel voor je uit handen en nemen grotendeels de stappen uit deze checklist over. Je samenstelling organisatieteam en keuze voor leveranciers kan een evenement organiseren intern een stuk makkelijker maken, alsmede het bereiken van je doelstellingen.
Wil je echt alles uitbesteden? Dan kunnen wij met partners uit ons netwerk de totale productie van je evenement overnemen, van idee tot uitvoering. Denk aan kassa’s, hekken, veiligheid en licht- en geluidstechniek.

Klaar om te beginnen? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over hoe wij je kunnen helpen tot een te gekke line-up voor je evenement, voor ieder budget. Je kunt ons bellen, het contactformulier invullen of een e-mail sturen naar ons e-mailadres. Organiseer samen met ons een evenement wat één groot feest wordt en waar nog lang over wordt nagepraat.

#verbindendoormuziek