Checklist bedrijfsfeest organiseren

5 stappen naar een geslaagde line-up voor je bedrijfsevent

Zodra het kwik buiten stijgt komt er een flinke nieuwe taak op je bord te liggen: je bent (mede) verantwoordelijk voor een mooi bedrijfsevenement in het najaar. Het liefst nóg feestelijker en memorabeler dan het voorgaande jaar. Of het nu een groots event is voor al je stakeholders of een informeel bedrijfsfeest voor het team, hier hoort natuurlijk top entertainment bij. Maar waar begin je als je eerdere edities wilt overtreffen en indruk wilt maken op je gasten? Hopelijk heb je een vliegende start met onderstaand stappenplan. Haal met deze checklist bedrijfsfeest organiseren alles uit je artiesten line-up.

Stap 1 Bepaal je doel

Om een route te kunnen bepalen moet je eerst de bestemming weten. Wanneer is het bedrijfsevenement geslaagd? Moeten de medewerkers zich meer gewaardeerd voelen, moet de onderlinge werkrelatie verbeterd worden of moet de bedrijfsstrategie voor het komende jaar duidelijk worden? De doelen van je evenement geven je een kader waarin je keuzes kunt maken in de volgende stappen.

Stap 2 Bedenkt het concept

Wat wordt de rode draad in alle aspecten van je evenement of feest? Voortvloeiend uit je doel kies je bijvoorbeeld een thema, slogan of kernwaarde(s). Niet alleen de catering, decoratie en locatie moeten in dit concept passen, maar ook het entertainment op je event. Ga je voor een zomers/tropisch thema, dan serveer je natuurlijk geen boerenkool met worst met een après ski zanger. Je gasten zullen ongetwijfeld jouw aandacht voor de details gaan waarderen.

Stap 3 Bepaal je budget

Als het gaat om artiesten boeken is er véél mogelijk, héél veel. Dat maakt het misschien niet makkelijker, maar het beschikbare budget geeft dan al veel richting. Er is voor uiteenlopende budgetten wel een oplossing te vinden. Zorg dus voor een concreet bedrag waarbinnen er geboekt kan worden. Misschien overbodig om te zeggen, maar hoe meer ruimte er is, hoe meer diversiteit en kwaliteit je op het podium van je event kunt krijgen.

Stap 4 Mix & match

Tijd om te shoppen! Binnen je gestelde budget ga je een mooie entertainment line-up samenstellen. Belangrijk is dat er een goede opbouw in zit gedurende je event en dat het allemaal een mooi geheel vormt. Leuke tip vanuit ons: laat diverse artiesten door één begeleidingsband begeleiden of ga voor een concept als Xander & Friends. Zo heb je een veelzijdig en samenhangend entertainment aanbod.

Lees ook:
4 uitdagingen en oplossingen voor de line-up van je festival of feest

Stap 5 Uitnodigen

Wat is een feest zonder gasten? Als alles geregeld is voor je bedrijfsevent is het tijd om mensen uit te nodigen. Ook hier kun je een leuk traject van maken passend bij het concept. Houd het niet bij één communicatie moment, maar blijf de gasten warm houden. Geef bijvoorbeeld steeds meer weg van de inhoud van het event of licht de details in stappen toe. Van een Pinterest bord met ideeën rondom de dresscode tot een Spotify lijst om alvast in de juiste mood te komen.

Je hoeft overigens niet álles weg te geven. Houd bijvoorbeeld je line-up nog geheim of alleen één verrassingsact om de genodigden nieuwsgierig te maken. Mensen hebben volle agenda’s dus geef ze genoeg goede redenen om naar jouw feest of evenement te komen.

Lees ook:
3 trends voor zakelijke evenementen en hoe je daar met entertainment op kan inhaken

Dit is natuurlijk een checklist bedrijfsfeest organiseren in een notendop. Je weet al dat er véél meer komt kijken bij het organiseren van een goed bedrijfsevenement. Dan is het misschien welkom als je een deel uit handen kunt geven zodat je je kunt focussen op het overzicht houden. Daarom ondersteunen wij je graag bij het samenstellen van een geslaagde line-up voor je bedrijfsfeest of corporate event. Samen met jou leggen we die puzzelstukjes in elkaar om het evenement een mooie entertainment invulling te geven. Perfect passend binnen je doel en concept. Door ons grote netwerk is er een antwoord op elke entertainment-vraag.

Ook voor andere aspecten van je event hebben we altijd een passende oplossing met onze partners in de event business. We kijken uit naar onze samenwerking dus neem zeker eens contact op om te sparren.

Foto: Set Vexy

#verbindendoormuziek

Niets van ons missen?

Schrijf je hier in en ontvang het laatste nieuws van BENZ Agency in je inbox.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.